2018年10月に首都プノンペンでカンボジア日本人学生会JSACの代表として0からキャリアイベントを企画し開催しました。
その時に色々とイベント開催の難しさに直面し、なんとかイベントはやり切りましたがお世辞にも大成功とは言えない結果に終わってしまったので、これからイベントを開催しようとしている人だったり、どんな失敗をしたのか知りたい人はじっくり読んでください笑
イベント内容につきましては、「カンボジアでイベント企画したらニュースに出演したんだけど笑」
で細かく書いていますので今回は割愛します。
イベント開催においての失敗点
２、集客
３、スピード
大きくこの３つの原因があったと思います。
タスク管理
このイベント企画集客にあたってのタスク管理は酷いくらいに最悪でした笑
言い訳ではありませんがイベント企画だったり、プロジェクトを主体で回したことが今までになかったので、どうやってタスク管理すればいいのかも分からず。。。
またあまり重要視していませんでした。
イベント開始直前に資料の印刷をして、イベント中に配布したくらいに計画がなっていませんでした笑
実際にカンボジア日本人学生会JSACには10人くらいいて、イベントを企画し始めた頃はみんなで作業していましたが、最後の最後なんかは3人くらいで企画を考えていました。
タスク管理での問題点
メンバーそれぞれに仕事を振らなかった。
最初はメンバー全員にやってほしいことを頼み軽く役割分担していましたが、そのタスクを消化した後に次やってほしいことを頼んだり、一緒に考えなかったために最終的に3人で計画していました笑
それぞれの役割であったり、仕事を明確化する。
タスクを目視化しなかった。
一応LINEで会話しながら進めていましたが、そこで話し合ったことなどを最後にまとめることなく
「じゃ、頑張ろう！！」
的な感じで終わってしまっていました。
決まったタスクはまとめ、チーム全体に共有する
進捗の確認が緩かった。
それぞれにタスクを与えた後に、進捗の確認が不定期で１つのタスクにかける時間が多くなったり、全体を把握できていなかった。
Google Driveなどで仕事の進捗を記録し、チームみんなが把握できるようにする
もうタスク管理の部分だけでぼろくそ笑
今思い返すとこんなに酷かったのか、、、、反省。
集客
これは先輩にも言われていましたが、
イベントは集客が1番重要
本当にその通りです！！！冗談抜きで！！！
確かにどれだけイベントの内容が面白く、質の高いものにできるかも重要ですが、イベント内容が良くても客が来なければ成立しない。
僕たちは集客はイベントまで2週間切ったあたりから始めたので、遅すぎました笑
結果は20人？くらい来たかなという感じです。
直前になってめちゃくちゃ焦ってfacebookで宣伝しまくりましたが、厳しかったです笑
集客も全てタスクの目視化や管理をきちっとしていれば、もう少し成功していたと思うのでめちゃくちゃ反省してます。。
しかも今回のイベントには在カンボジア企業3社に参加して頂いていたので、当日までヒヤヒヤしながら過ごしていました。
ある企業様は結構カンボジアで大手で、SNSでのやり取りでは
「資料は100人分で足りる？」
的なメッセージが来て、焦りまくりましたよね笑
スピード
これはなんか上記でお伝えしている内容とだいぶ被っているのであまり細かくは書きませんが、やはり１つ１つのタスクの消化スピードは大事だと思います。
しっかりとKPIを目視化し、チームで進捗確認を定期的に行っていれば、企画書の作成に長い時間かけずに済むと思いますし、集客やスポンサー企業集めにも余裕ができてもっと良いイベントになっていたと思います。
まとめ
実際にイベント開催し他僕が思う重要なポイントは
・チームでの定期的な報告会
・イベント内容の企画に凝りすぎずに集客のことも常に頭の中に入れる
このポイントさえしっかりと抑えれば僕たちのイベントのようなクオリティにはならないと思います笑
ただ高校卒業したばかりの18歳が海外で企業を巻き込みイベントを企画した経験はめちゃくちゃ自分を成長させてくれました。
2回目の開催前に帰国してしまったので残念ですが、日本からでもリモートでカンボジアでのイベントのサポートをしようと思っています！
またもし将来起業をした時には確実にKPI設定や、タスク管理などのマネージメントが必要になるので、若いうちにたくさん挑戦し、失敗し、修正し、挑戦のサイクルをガンガン回していきます！！
※余談
実はイベント開催直前まで司会のことを忘れていて、ペラペラでもない英語でアドリブで司会をやったので結構グダリました笑
それでもイベントは最後までやり抜いたのでほんと気合でなんとかしました笑
